安徽商务职业技术学院
主办方：安徽商务职业技术学院
承办方：经济贸易系
编写时间：二〇一五年十月二十八日
目录
一、办展背景
二、展会的目的和宗旨
三、展会的基本情况
四、展位的收费标准
五、组织机构
六、展会人员分工计划
七、赞助方案
八、现场活动与管理
九、宣传推广计划
十、筹备工作进度计划
十一、成本与收入预算
十二、效果评估
十三、风险预测
一、办展背景：
努力造就德、智、体、美、劳全面发展的社会主义现代化建设人才，已是成为高
职高专教育改革的重要内容，更重要在于培养实践技能与学历文凭相符合的人才，但
从目前实际情况而言，我国大学生在校期间普遍缺乏实际操作能力与合作精神，导致
许多用人企业单位在招聘是极少考虑应届毕业生。故为了让我们，获得更多的实践机
会、实训的平台，提高我们的实践操作能力，特此，由我们会展专业的学生举办此次
活动。
二、展会目的和宗旨
此次活动注要面向全院师生，旨在扩展同学们的会展专业知识，提高会展专业知
识进及实践能力，同时更为了让我们校园展会成为安徽各大高校具有特色化、品牌化、专业化的展会，进而提高我院的知名度、美誉度。
三、展会的基本情况：
1、展会名称：安徽商务职业技术学院第九届校园综合展会
2、展会主题：展会，让校园更多彩！
3、展会时间：2015年11月18日（星期三）-11月19日（星期四）
4、举办场地：学院升旗广场
5、活动对象：主要面向全院师生和周边学校学生
6、展会规模：3*3标准展位60个
7、展品范围
展品类别展品范围
冬季保暖品服装、暖手袋、袜子、手套、围巾、包、鞋子等学习用品文具、书籍、益智玩具等
生活用品护肤品、化妆品、洗涤品等
饰品工艺品、首饰、挂坠、手工制作、十字绣等
食品进口食品、特色食品、包装食品、饮料等
电子产品鼠标、键盘、MP3、MP4、MP5、u盘、耳机等
通讯类手机、电话卡等
四、展位收费标准：
1、3M*3M标准展位：
配两张桌子，两张凳子、帐篷（如需其他展会配备另议）
2、收费标准：（预定）
A、冬季保暖品类 280元/2天
B、通讯类 350元/2天
C、食品饮料类 300元/2天
D、电子产品类 300元/2天
E、饰品类 300元/2天
F、生活用品 280元/2天
G、学习用品 280元/2天
五、组织机构：
1、主办方：安徽商务职业技术学院
2、承办方：经济贸易系
组织结构：
总指挥：待定（负责总体指导校园展会的各项事务）。
第一项目组：组长、副组长（待定）成员有2014策划与管理班部分同学，主要的工作小组有：招商招展组、宣传组、赞助组。
第二项目组：组长、副组长（待定），组员有2014会展策划与管理班部分同学，主要工作小组有：开幕式组、现场活动组、现场管理组、物资申请组、财务组、仓管组。
六、展会人员分工计划
主要由14级会展策划成员和2015级部分同学参与进行。为展会能够顺利开展，特此将展会工作人员分成以下几组：
赞助组：主要负责活动赞助工作，与赞助商联系活动等问题。
招商组：主要负责活动招商招展活动。
宣传组：主要负责活动宣传工作。
财务组：主要负责统计与计划展会收入与支出问题。
物资申请组：主要负责校内物资申请。
现场管理组：主要负责展会现场管理工作。
机动组：主要负责展会展前展后等协调与后勤工作。
开幕式组：主要负责开幕式相关活动
现场活动组：主要负责活跃展会现场气氛及举办展会相关活动
仓管组：主要负责参展商的展品及其他物品管理
七、赞助方案
展会赞助分为现金赞助和实物赞助两大类：
（1）现金赞助：
分为两种：冠名赞助和独家赞助
（2）实物赞助：
提供帐篷、饮料、水及其他展会所需的物品
八、现场活动与管理
(一)、开幕式：
1、主持人开场
2、介绍嘉宾
3、领导致开幕词
4、文艺表演
5、领导宣布开幕及揭幕
(二)、服务管理
1、在校门口设置接待点。接待点具体工作包括：展商签到、咨询。
2、接待展商签到并核对参展商的协议书，同时向参展商发送展览现场秩序管理规
章等相关资料和参展牌。
3、引领参展商到相应展位。
4、指挥参展商的车辆到指定地点停放（图书馆楼后停车场和3-112后停车场）。
5、展会期间，提供专门人员协调现场工作，可为参展商提供展会期间的各种服务，
如：电源调试、产品运送、商品保管等。
6、我们将提供专门货物储存室，能为参展商在货物运输方面省去一部分支出。
7、存货的时候我们将清点货物并登记同时再以封条进行封仓，出货凭我们发给各位
商家的参展牌出货并登记。
8、休展期由学校保卫科专门人员对仓库进行看管。
(三)、现场管理与防范
1、在展览现场设置一个服务点，保持展会进行阶段有人员的值班。
2、分配组员轮班巡场，巡场主要的目的：观察参展商是否按要求规定用电，同
时注意其他安全隐患和现场秩序的维护。
3、在现场指定地点摆放垃圾箱，以保证展场的整洁。
4、注意现场音量的控制，如展商需要播放音像的要控制在70分贝以内，具体以不影响展会及其他展商活动为原则。
5、注意用电安全、防火。
6、将提供仓储室予展商存储商品，货物运输由商家自行负责，如展商需求搬运
服务，需要收取相关费用（价钱面议）。
(四)、撤展管理
1、及时提醒展商撤展时间，在展商撤展的同时工作人员到其展位清点展具并提
醒注意展位的清洁。组织有关工作人员协助展商进行撤展工作。如有展具的数目不对
和展具的损害则按市场价进行赔偿。
2、当展商完全撤离后，本组工作人员与其他工作人员将展具搬回指定地点。
九、宣传推广计划
由于展会的推广工作需要紧扣主题、突出重点。基于综合展会规模及形式的多样性，所以需要扩大宣传，充分运用一切可利用的媒体如校园报刊、网络、校园广播、
向外发传单等进行宣传，形成广泛热烈的舆论氛围。具体推广工作如下：
（一）前期宣传工作（10月28日-11月16日）
1）校内宣传：
a.校园广播站宣传
b.在校园网上登有关此次展会的相关信息
c.宣传组在校园楼道间、食堂及各栋学生公寓等人流较多的地方进行分发传
单
d.在各宿舍大门进行定点宣传
e.在学院显眼地带拉横幅
在教学楼、公寓楼、文化长廊等显眼处粘贴海报
2）校外宣传：
a.在周边的各大高校分发传单
b.和各大高校校园广播站洽谈，争取做广播宣传
c.在各大高校粘贴海报
d.利用人际关系与各大高校学生干部洽谈，进行人员推广
e.制作邀请函，诚挚邀请各大高校代表参加展会
（二）展会筹备期及进行中宣传工作（11月16--18日）利用校广播站，并及时更新海报、展板以报导活动的详细进程及部分结果。招展
招商阶段，将展会相关材料分发给观众以及目标参展商。展会举办过程中，还将举行多种宣传活动以达到宣传推广的目的。
（三）展后宣传工作（11月19日--20日)
通过新闻报导、校园网、校园报等形式，报道本次综合展会。
十、筹备工作进度计划（时间待定）
工作名称执行时间备注
策划书制定与完善11月1日前
宣传推广11月1日-11月16日
展会招商招展11月1日-11月16日
赞助11月1日-11月16日
开幕式11月18日
正式展览11月18日-19日
撤展、展场清理11月20日
收尾工作、评估总结11月20日-22日
十一、成本与收入预测
（一）成本主要包括以下几个方面：
1、前期宣传推广费用：校内及校外宣传、相关资料、横幅、传单制作等费用
2、相关活动费用：开幕式及相关配套活动所需物品及筹备费用等
3、全体人员的补贴及其他不可预见费用
（二）收入主要包括以下几个方面：
展位租金：主要是参展商所支付的展位费用
企业赞助：主要是招展阶段主办方拉到的赞助费用
十二、效果评估方案
(一)、评估时间
展会结束后期
(二)、评估途径
1、召开总结研讨会、
2、问卷调查
3 、数据分析以及老师意见总结。
(三)、评估工作
1、展开科学的调查问卷及问卷数据的统计分析
2、文字资料收集与整理、图片资料收集与整理、多媒体资料收集与整理、媒体报导材料收集与整理等。
十三、风险预测及应急预案
（一）、外部风险
1．展会出现新的竞争者
2．展会期间天气异常及现场可能出现各种灾害，如下雨、火灾等
3．各方合作风险
（二）内部风险
1、招展、招商不顺
2、宣传推广效果不佳
3、管理体系不合理，现场管理不善
4、参展商闹展罢展
5、现场安保问题
6、用电用水问题停电停水处理方法
（三）解决方案及措施
1、推广阶段，充分宣传此次展会的规模及影响力，在参展商及观众的心中树立高知名度及美誉度。
2、展会开幕前几天关注天气变化，如若天气异常，提前通知参展商及观众，采取相应的应急措施（详情见附件）。
3、现场防火防盗工作，抓好管理，集中精神，共同保障展会期间的安全。
4、展过程中，坚持实事求是，以招展人员的真诚以及综合展会的影响力打动参展商，绝不能不合实际，让参展商感觉综合展会与宣传不符。
5、会现场管理中，一旦发现管理不合理，迅速采取应急预案（详情见附件）。
虽然，综合展会虽然存在一定的风险，但主办方已意识到了此类风险性问题。为了综合展会能顺利、成功地举办，我们将努力将风险降到最低直至消除风险。
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