中关村民营企业人事档案管理存在的问题及解决方案调
研报告精
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2020年4月19日
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
中关村民营企业人事档案管理存在的问题及解决方案调研报告
根据园区管委会工作要求，我们陆续走访和调查了24家企业人力资源经理或人事劳资主管，涉及企业员工近人，对民营企业档案管理有关问题进行了深入调研和分析，希望此分析报告为政府协调解决档案管理中的有关问题，尽快建立起园区HER公共人才信用平台体系，提供参考建议和工作方案。
中关村民营企业人事档案管理大约有几种情况：一是委托市区的人事部门开办的人才中心负责；二是委托市区的劳动部门开办的职业介绍中心负责；三是国有转制的大中型企事业单位还具有人事档案管理权限，自行保管档案；四是部分外地员工不调档案，仍放在原籍人才或职介机构存放。
综合企业档案管理的情况，企业反映如下问题需要解决：
一、用人单位自行管理档案影响人才的合理使用和合法流动，园区有部分国有企业和国有股份制企业依然具有人事管理权，员工档案自行管理。在现代社会中，劳动者的自由流动是市场经济的必然要求，在推动技术转移与应用方面，人才资源的自由合理配置具有积极的意义。在人才流动和再教育（如考研）方面，用人单位制约员工的“王牌”就是不给转移人事档案。如果单位没有任何理由而就是执意扣住员工的档案，这类问题是最为棘手的。因为没有有效的手段能够“敦促”单位放行档案。档案
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的问题最难处理的原因就是没有直接有效的配套管理办法和监督机关，例如员工如果因为档案被扣向劳动仲裁提出申诉，仲裁是不受理的；再向劳动监察举报，监察部门也会因为没有制约手段而无法处理。正是因为这个原因，档案成了“都不论”，也成了单位“克”人的杀手锏。由于中国社会保障体制尚不健全，导致现在的人事档案被赋予了太多的社会功能。因此，如果人事管理制度、档案管理制度、社会福利制度等不进行相应的配套改革，人才自行流动，仍会存在不少障碍。因此，员工只能尽量与单位友好地协商解决，不要和单位闹得不可开交使自己处于“不利”的境地。
二、人事档案管理在一定程度上延续着计划经济的做法，存在着信息记载陈旧、信息价值衰减、与企业用人信息不能对接等现象。人事档案管理中存在标准不统一、内容增补不及时、信息记载不规范、对员工的评价不科学不全面不公正等问题，使得人事档案的意义大大折扣，而且无法补救。有的企业，可能还存在调出时扣留档案，“官报私仇”、侵犯个人隐私权的极端现象。尽管有人才交流机构管理档案，但如果没有用人单位的同意，档案一样能够“扣住”，这一点实质上和用人单位管理自己管理没有区别。在许多人才交流中心，一些员工的工作经历在档案里面毫无记录，最后就是自己填写，人才中心显然不可能出具任何政审凭据。这样现象发生，容易损害员工合法利益。由于档案管理部门代管档案属有偿服务，这对企业而言确实增加了用工成本和
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管理成本，企业常常抱怨意义不大，有逆反心理。
三、档案存放人才的职介机构，调用信息不方便，管理成本过高。企业普遍反映，现代民营企业主要看重员工的知识技能和经验，以及现实表现，但档案无法提供和装载这些信息。员工档案还要存放付费，管理成本过高，这些是许多企业不转外地员工档案的原因之一。另外，人员流动后不转档，企业再停止缴费，就会形成“死档”、“问题档”。这些问题一方面造成人才流动的障碍，一方面又给人事档案本身造成数目惊人的档案主人多年不闻不问的“弃档”，如据权威部门估计，整个四川省的“弃档”已超过20万份，北京市人才服务中心真正属于无从查找当事人的“死档”大约有400多份，更多的是那些很长时间对自己的档案不闻不问“弃档”，大约占到总数的10％以上。
针对园区民营企业档案管理状况，集中企业人力资源部建议，我们认为应从以下几个方面加强改进：
一、尽快改变当前档案管理传统模式，加快档案管理信息化、社会化联网工作进程。企业希望档案信息随时能够调用，人才信息能够共享的社会环境。这种减少社会运行成本，提高工作效率。当然，这是政府人事部的事情，企业自身很难有所作为。
二、尽快推进中关村科技园区人事档案与人才信息合理使用，让档案管理与企业员工管理实现更加紧密结合。
人事档案作为一个人的个人信息资料，还是具有存在的价值
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的。现行的人事档案制度在中国已有一定的历史，根据传统的方法，档案是一个人工作经历的忠实记录，里面的资料分十大类，包括履历、身份、党团资料、奖惩、任免、工资晋升、工龄等。它在一个人办理有些相关手续，比如工资的提升以及有关政审时，都是最原始的依据，对于职称的评定以及退休年龄的裁定等也是最重要的资料。在计划经济体制下，档案的用处更多些。如今随着市场经济的发展和人员的流动，以及信息媒介的越来越发达，档案有被弱化的趋势，弱化的只是档案的形式，即‘袋装档案’，而强化的应该是档案的资源意识和信息意识。造成这种弱化趋势的一个重要原因是人事档案记载的速度跟不上人员流转的速度，传统人事档案的信息采集越来越不适应形势。人力资源管理专家认为，尽管人事档案的一些新功能不断被开发和完善，但人事档案管理改革要取得真正突破，还有赖于社会个人信息管理体系和国家社会保障体系的建立和完善。
在从计划经济向市场经济的转变过程中，人才的流动以及信息的沟通，特别是用人观念上的转变，使得过去以单位来确定人们身份的规程，慢慢转向对其社会价值的认可，人的身份由单位人转向社会人。更多的公司、企业和机构在使用人才的时候更多地是看她的能力，不再注重一个人的身份（如干部或工人），一个单位对员工的约定主要靠法律合同，不是档案。
三、尽快建设中关村科技园区人才信用档案、人才业绩档案信息使用公共服务平台，经过对HER技术手段实现网上支持系
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统。。
面对当前企业出现的人才流动性、员工的违约、个人信用不详、离职跳槽带来的人才甄选风险增大的问题，我们建议中关村科技园区要尽快建立员工个人信用档案及业绩档案并提倡企业相关信息使用上的透明化。
个人信用档案是指关于个人基本情况和信用情况的原始记录。当前个人信用档案主要有：银行个人信用档案、保险理赔档案、证券市场个人客户档案、个体工商户档案等等。但企业普遍缺乏员工从业信息档案，当然，有的行业已经拥有了从业人员信用档案雏形，如期货行业从业人员档案、旅游从业人员档案等。在此我们倡导中关村企业内部建立员工从业信用档案制度。经过信用记录，直接为各个企业提供个人详实的信用资料，从而使守信守约、诚实敬业的员工及时得到园区企业及相关行业的支持和认同。
同时我们进一步倡导企业对用工信息、薪酬制度等企业信息透明化，从而有助于员工的职业选择建立在更为理性的基础之上。我们认为上述信息制度的完善将在一定程度内有助于企业劳资关系的稳定与协调发展，同时也是中关村企业在中国加入WTO 后与国际接轨、参与国际竞争的需要。
园区民营企业大多用人机制灵活，大多以劳动合同为依据对员工进行管理，对“人事档案”所记载的信息并不那么看重，更看重的是员工的知识、技能、经验、职业风度、现实表现和未来
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发展。在园区实现信息共享有工作基础，调查中发现，有几家企业自己也有“档案管理”方法，为每个员工都建立一份“业绩和信用档案”，包括员工进入公司应聘开始形成的所有文件、文书，如：应聘登记表、家庭状况、转正审批记录、接受培训情况、考核记录、个人总结、薪酬设定。对其在公司的发展、成长过程进行了全面记录。我们认为，这件事情不但具有现实可能，而且也有实现价值。
①在协会会员单位内建设EHR技术服务平台，要求会员单位如实提供企业员工信用和业绩信息，建设一个区域技术平台。
②在此基础上，吸纳园区其它企业参与进来，率先在全市实现人才信用和业绩档案管理平台。
③此项目可向市科委、市人事局和园区管委会申请支持和帮助，借助HER技术服务商的成熟技术开发相关支持软件和区域运行系统，争取用半年左右时间，把使用平台推向企业，面向社会。
北京中关村人力资源经理协会调研课题组
6月30日
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